Es increíble ver la cantidad de gente que todavía sigue fiándose de su cabeza para recordar las cosas. Y claro, algunas se les “escapan”. A veces ese olvido queda en un susto momentáneo. A veces genera una urgencia que afecta a muchas personas.

Hoy en día tanto en casa como en el trabjo pasan muchas cosas, muy rápido, en muchos frentes, y con muchas personas involucradas. Intentar llevar un “registro mental” (?) de todas las cosas pendientes, es poco menos que dispararse en el pie. Así y todo, cada día mucha gente sigue apuntándose a este deporte de riesgo. Y con gente me refiero a personas de todos los perfiles: desde un estudiante hasta un súper directivo, un freelance o un jubilado.

Y, por supuesto, ante el «se me escapó» o el «se me pasó», siempre tenemos preparada una disculpa (recuerda que los humanos tenemos un máster en disculpas):

  • A veces lo achacamos a que «tengo un montón de trabajo y se me pasó».
  • A veces al «chico, tengo un montón de cosas en la cabeza».
  • A veces a que «mi memoria ya no es lo que era».
  • A veces a que es «soy olvidadizo, pero ya era así de pequeño».
  • A veces a que «aunque lo apunté, no sé cómo pero se me pasó».

Cuando se te escapan cosas (cuando se te olvidan) y tienen que ver con algo tuyo, quien paga las consecuencias únicamente eres tú. Pero ¿qué pasa cuando tu olvido perjudica a otra persona o a varias a la vez? Por ejemplo a tu equipo. O a una empresa (un cliente). O a alguien de tu familia, si es un tema de casa.

Cortar ya el síndrome del “lo olvidé” no es sólo un tema de productividad y eficacia, sino de dejar de parecer un idiota, dejar de hacer faenas a otros, y cumplir con tu parte. Lo tenías que hacer, hazlo. Te comprometiste, cumple. Dijiste que sí, ahora te toca. Y por supuesto haciéndolo a tiempo, no a última hora. Deprisa y de cualquier manera.

¿Cómo corregir el «se me escapó» o el «se me pasó»? Pues, como ocurre con muchas de estas cosas relacionadas con hábitos, no es tan difícil como parece. Bastan unos sencillos detalles. Unos gestos en realidad, que a base de repetir te saldrán solos en menos tiempo de lo que parece. Estos son mis cinco favoritos:

  • No memorices, anota. Si tuviéramos que recordar una, tres o cinco cosas, nuestra mente podría con ello. Pero tu actividad genera decenas y centenas de tareas, recordatorios, compromisos y citas que no puedes gestionar de memoria. Utiliza: 1) Listas de Tareas; 2) Calendario; 3) Aplicación de notas e ideas. Apóyate en el papel o el software para memorizar, y libera tu cabeza para hacer lo que mejor hace: pensar, crear, analizar, inventar, solucionar.
  • Anota en ese mismo momento. Las cosas se anotan en mismo el momento en el que surgen. Si no lo anotas justo aquí y ahora, se te olvidará. Ya sea por teléfono, en un Email, en una reunión, en un taxi, en una comida… Cuando lo escuches o pase por tu cabeza, anótalo. Es un gesto de oro. Eso implica tener muy cerca y muy accesible las herramientas de “captura”.
  • Revisa y planifica por adelantado. Cuando planificas tus tareas y revisas tu calendario por adelantado (el día antes, la semana antes), eres tú quien va por delante de tus tareas y citas. Puedes saber cuándo toca qué, y no se te olvida. Pero si no lo haces, eres tú el que va detrás de ellas. Persiguiéndolas con la lengua afuera.
  • Utiliza alarmas, puntualmente. A veces esa planificación/revisión no siempre es suficiente. Bien porque hay mucha actividad, o estás enfrascado en tareas y puedes llegar a despistarte… Para eso existen las alarmas. Y sí, son buenas. No recomiendo abusar de ellas (por temas de distracciones) pero puntualmente pueden ayudarte a hacer algo justo a tiempo.
  • Programa las repeticiones. Hay tareas y citas que se repiten diaria y semanalmente, y no se nos escapan. Pero las que se repiten cada dos semanas, mensual, semestral o anualmente, tendemos a olvidarlas. Prográmalas. Todas las aplicaciones de tareas y eventos tienen esa opción. Prográmalo y olvídate de ello hasta el día que toque.
  • Bonus: Fechas, fechas, fechas. Las fechas son “sagradas”. Nunca, nunca, nunca trabajes sin fechas. Son como las coordenadas del GPS: sin ellas no hay destino. Pide, pregunta, indaga o pon tú mismo una fecha. Las fechas y las horas son la primera vacuna que se le debe administrar a las personas olvidadizas.

Como comentaba en curso de Productividad online cuando toqué este tema, todo esto me parece de “primero” de Productividad. Pero por evidente, y por darse por sentado, tendemos a olvidarlo y descuidarlo. Y así nos va. SIEMPRE pon el foco en lo obvio, porque a menudo las cosas más pequeñas son la solución a las grandes.

— Berto Pena

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