Me encanta tirar de recursos sencillos para aligerar problemas de todos los días que a veces terminan por retorcerse. La “técnica” de encadenar tareas, por ejemplo, sirve para aliviar la forma en la que haces ciertas tareas pesadas o que rehúyes.

Esta técnica consiste en agrupar y enlazar una serie de tareas para hacerlas seguidas, una a continuación de otra, siguiendo una secuencia que siempre repites así. Como si cada tarea se tratara del eslabón de una cadena de la que vas tirando para ir haciendo las cosas. En el fondo se trata de crear lo que se llaman «cadenas de tareas».

Por desmenuzarlo, todo el proceso sería así:

  1. Detectas el momento, lugar o circunstancia donde te interesa trabajar con una cadena de tareas.
  2. Luego eliges las tareas, los eslabones.
  3. Defines el orden en el que harás esas tareas. Pones los eslabones en el orden que te interese.
  4. Ejecutas esa cadena cuando o donde quieras.

Dentro de nada explico qué ganas con todo esto pero, vaya por delante dos casos en los que personalmente utilizo esta técnica. Las cadenas de tareas. Creo que ya darán varias pistas…

  • Para las tareas del hogar y mantenimiento: limpieza, organización, compras fuera de casa, etc.
  • Para las tareas de mi trabajo que más pereza me dan: burocracia, facturas, declaración de impuestos, papeleo en general, etc.

Yendo más al detalle, ¿qué beneficios te trae esta técnica? ¿Para qué sirve crear cadenas de tareas?

Para hacer tareas que cuesta hacer

Piensa en esas 3 ó 4 tareas que siempre da pereza hacer, y que muchas veces están relacionadas unas con otras. Si decides hacerlas una detrás de otra sólo necesitarás el empuje inicial para hacer la primera. Luego te costará mucho menos que si, por ejemplo, decides hacerlas en dos o tres momentos a lo largo de tu semana, donde necesitarías varios impulsos. Se trata de aprovechar la inercia inicial.

Para hacer ciertas cosas en un momento concreto

Hay ciertas tareas que siempre se deben hacer en ciertos momentos del día o de la semana. Por ejemplo: 2-3 cosas que haces los sábados por la mañana en casa; o una cadena de tareas que tienes que ejecutar los lunes a primera hora en la oficina; o bien otra para los viernes y cerrar así la semana de trabajo; o incluso 2-3 tareas que siempre haces al regresar a casa después de un viaje.

Para no olvidar ciertas tareas

Si está en una lista es muy difícil que se te olvide… pero muchas veces tenemos tareas que no anotamos en una lista. Y porque tal vez nos desagradan tendemos a descuidar y olvidarlas. ¡Crea una cadena! La clave es hacerlas siempre una detrás de otra y siempre en el mismo orden.

(Así es cómo no sólo “vencí” las tareas del hogar sino que nunca olvido hacer esas cosas… aunque físicamente no estén escritas en una lista.)

Para “forzarte” a hacer algo nuevo

Piensa en ese nuevo gesto, esa nueva rutina, ese nuevo hábito. Desde luego que puedes ponerlo en marcha de forma separada, suelto, por así decirlo. Pero te costará muchísimo menos si lo encadenas a otras cosas que ya haces habitualmente. Poner ese nuevo eslabón será más fácil.

¿Cómo crear/encontrar cadenas de tareas?

Naturalmente es algo que sólo puedes hacer tú, pues depende de tu actividad (profesional, familia, aficiones, etc.). Lo que hago yo es identificar “oportunidades” para esto: momentos, actividades, circunstancias… donde valdría la pena echar mano de cadenas.

¿Hay alguna tarea aburrida que te cueste hacer? ¿Hay alguna que tiendes a retrasar? ¿Hay alguna tarea que evitas hacer? ¿Hay alguna tarea o acción que quieres empezar a hacer? ¿Hay algo que siempre debes hacer cuando pasa algo o cuando llegas a un sitio? Si es así, ahí ya tienes el primer eslabón. Lo que te falta ahora es buscar otra u otras tareas para conectarlas y formar así una cadena que puedas reproducir.

¿Vas a ser ultra productivo con esta “técnica”? Pues, hombre, lo dudo, no es para volverse loco. Pero es de esas cosas sencillas que, sumando sumando, irá aliviándote en ciertos momentos y actividades. Y, la Productividad Personal va de sumar mejoras. Ya sean grandes o pequeñas. ¡A mí me ayuda!

— Berto Pena

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