¿Alguna vez te has preguntado de dónde vienen los “atascos” al trabajar? Pues a menudo de cosas grandes y evidentes, como una urgencia. Pero otras muchas, aunque no lo veamos, del uso ineficiente de las herramientas con las que trabajamos.

Gran parte del trabajo de cada día lo haces con aplicaciones, utilidades y servicios que utilizas una y otra vez, una y otra vez. Aunque lo que define cómo haces las cosas son principalmente tus ideas y tu actitud, también dependes de todas esas herramientas en las que cada vez reparamos menos. Y en concreto dependes especialmente de la forma y habilidad con las que las utilices.

Erróneamente creemos que utilizar bien una herramienta consiste en saber “cuatro cosas”.

¿Qué ocurre? Que la gran mayoría de nosotros no sólo no dominamos esas aplicaciones y servicios, sino que a menudo los usamos tórpemente. Con flujos de trabajo torpes, con gestos lentos, con procesos desafinados que sólo contribuyen a una cosa: quitarte eficiencia.

Y ojo, porque lo de ser eficiente o no, no es algo teórico ni insustancial. Es un alto precio que tú y yo pagamos cada día. Repetidamente. Lo pagamos en forma de: pérdida de tiempo, pérdida de energía, pérdida de oportunidades.

Evidentemente hay muchos a los que estas cosas se las traen al pairo. Fenomenal. Tú mismo. A mí personalmente me interesa mucho ganar eficiencia para hacer mejor mi trabajo y así disfrutar antes de mi descanso y tiempo libre.

Independientemente del buen uso de las 3-4-5 aplicaciones que más utilices, hay una serie de “habilidades tecnológicas” comunes a todos nosotros en las que yo siempre recomiendo invertir. (Invertir aquí es preocuparme por aprenderlo a hacerlo bien.)

Son rincones por los que todos terminamos pasando, y donde al cabo del año nos dejamos mucho tiempo, energía y atención. Y atención porque esta no es una frase bonita; es que literalmentedespilfarramos toneladas de tiempo, energía y atención. En estas cosas hay que ver la ganancia y la pérdida de forma global. Al cabo del año.

  • 1. BUSCAR EN GOOGLE (U OTRO BUSCADOR)
    Solemos buscar “a lo bruto”, empleando términos generales y poco específicos. La consecuencia es que perdemos muchísimo rebuscando entre la ingente cantidad de resultados. Algo que repetimos cientos o miles de veces al año, deberíamos hacerlo bien o muy bien.
  • 2. BUSCAR MENSAJES DE CORREO
    En el fondo el Email es un disco duro paralelo al que vamos a recuperar cosas que un día alguien nos envió. Y buscamos en él muchísimo más de lo que nos damos cuenta. Todas las aplicaciones incluyen una opción de “búsqueda avanzada” que permite acotar las búsquedas por múltiples criterios, y evitar perder una barbaridad de tiempo rebuscando entre los mensajes. Esa opción, no obstante, es desconocida para muchos.
  • 3. CLASIFICAR AUTOMÁTICAMENTE EL EMAIL
    El problema no es recibir 100 ó 200 mensajes, sino tener que bucear entre ellos sin ayuda alguna. Las reglas y filtros automáticos te permiten identificar-separar-clasificar para gestionar tu correo de un modo muchísimo más eficiente. Sin embargo, la mayoría de la gente no las conoce o utiliza dos o tres como mucho. ¡Sácales partido!
  • 4. TECLEAR MÁS EFICIENTEMENTE
    ¿Cuánto tiempo escribes frente al teclado cada día? ¿Y al cabo del año? La cifra es astronómica. Y sin embargo no lo hacemos todo lo rápido y eficiente que podríamos. Esto se corrige: a) mejorando tus habilidades mecanográficas; b) sacando partido de las maravillosas utilidades para automatizar textos.
  • 5. BUSCAR ARCHIVOS EN TU ORDENADOR
    Si ahora te dijera que localizaras un fichero en tu disco duro, ¿cómo lo harías? La mayoría iría de carpeta en subcarpeta hasta dar con él. Una forma segura pero lenta de hacerlo, cuando los sistemas operativos incluyen lanzadores-buscadores rápidos que te permiten localizar y abrir un archivo en muy pocos segundos. Si sabes buscar, claro.

Seguro que hay otros rincones o habilidades donde mejorar. Mucho. E incluso cada uno tendrá que identificar las suyas. Pero estas cinco son mis favoritas. Donde yo personalmente mejoré una barbaridad… y ahora lo noto.

Invertir algo de tiempo en dominar estas habilidades es invertir en ti. Porque al final ganas eficiencia, resultados, satisfacción. ¿Y sabes qué? Que tampoco cuesta tanto. Basta una pizca de interés.

— Berto Pena

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