La mayoría de personas usuarias de GTD que conozco se acercaron a esta metodología en busca de soluciones para situaciones nuevas, situaciones que escapaban a su control y les generaban estrés: cambios de trabajo, responsabilidades adicionales, proyectos complejos, llegada de nuevos miembros a la familia… Este fue también mi caso y el de la mayoría de mis colegas de OPTIMA LAB.

En mi opinión, GTD ha alcanzado el éxito porque ha demostrado ser un método eficaz para obtener control, es decir, para sentir que tenemos dominada la situación y no a la inversa. Hasta la llegada de GTD, la mayoría de las metodologías existentes habían fracasado en este aspecto, generalmente debido a dos razones.

La primera, porque se trataba de aproximaciones excesivamente simples, incapaces de abarcar la complejidad que el día a día conlleva en el trabajo del conocimiento. También por ser insuficientemente flexibles y adaptables en sus planteamientos, como ocurre con la mayoría de los métodos de planificación tradicionales. Cuando tu vida es sencilla, estable y predecible, casi cualquier cosa vale pero, cuando tu vida es compleja, tus compromisos múltiples y tus prioridades cambiantes, necesitas un sistema flexible y dinámico, que refleje y se adapte a tu realidad constantemente y que esté a tu servicio en lugar de obligarte a ti a estar al suyo.

La segunda, porque se trataba de enfoques potentes pero excesivamente teóricos y conceptuales, más centrados en principios, valores y actitudes que en prácticas operativas aplicables al día a día. Este tipo de planteamientos son, en mi experiencia, extremadamente potentes para mejorar la productividad personal pero siempre que se parta de un nivel mínimo de control. Cuando este nivel mínimo no existe, estas metodologías se convierten en algo muy difícil de aplicar y acaban produciendo más frustración que otra cosa.

GTD funciona porque no repite ninguno de los errores anteriores. Por una parte, porque reconoce la complejidad del mundo actual y propone una solución flexible, basada en hábitos universales, que permite que todo el mundo pueda beneficiarse de ellos, independientemente de su actividad, edad, género, formación o circunstancias. Por otra parte, porque incorpora la necesidad de trascender lo operativo para adentrarse en lo conceptual como requisito para que lo operativo siga funcionando. Hablamos de integrar el control con la perspectiva.

Es cierto que el tratamiento que hace Allen de la perspectiva en sus libros deja mucho que desear, hasta el punto que para muchos usuarios de GTD esta parte sigue siendo aún la gran desconocida, pero el simple hecho de hablar de ella e integrarla en su sistema junto con el control ya supone una innovación radical en relación con lo que había habido hasta entonces y tiene para mí mucho mérito. Aunque en «Haz que funcione» mejora considerablemente con relación a su primer libro, «Organízate con eficacia», creo que sigue sin conseguir «enganchar» del todo al lector.

El modelo de seis horizontes de perspectiva o enfoque que propone Allen para gestionar la parte de perspectiva es, en mi opinión, un intento fallido de transmitir una serie de conceptos clave, indispensables para la mejora y la productividad personales. ¿Por qué? Porque analizándolo con detalle, ni es un modelo, ni los seis son realmente «niveles» ni el tipo de enfoque es homogéneo entre los seis, es decir, que hay distintos tipos de enfoque distribuidos entre los seis supuestos niveles. En mi caso, hasta no completar mi formación como coach, no fui capaz de entender, interiorizar y aprovechar al máximo la potencia que trabajar la perspectiva de forma correcta puede ofrecer.

Obtener control es una gran victoria. Supone dejar atrás los «no llego», «no me da la vida» o «me va a explotar algo en cualquier momento y no sé qué es, ni cuándo ni dónde lo hará» y sustituir estas desagradables sensaciones por la tranquilidad de saber que todo está cómo y dónde tiene que estar. Pero, siendo realistas, es una victoria parcial y no necesariamente la más importante. Al final, como comentaba en mi post anterior, el control nos mantiene en la reactividad, que es la parte de mínimos de la productividad personal. Es cierto que con control seremos capaces de ir de un extremo a otro del espectro reactivo, desde la «reactividad descontrolada» y estresante a la «reactividad controlada» y relajada pero, con todo, no dejaremos de ser reactivos.

El problema es que, como dice Allen, necesitas perspectiva para mantener el control. Una vez superado el efecto motivador que supone poder liberarte del estrés, necesitarás nuevos alicientes para seguir adelante. Ahí es donde empieza a jugar un papel clave la perspectiva. Poder dejar de reaccionar siempre ante todo para pasar a ser una persona proactiva, que prevé y se anticipa a los hechos, que soluciona los problemas antes de que se produzcan…En esto consiste la verdadera productividad personal. Cuando dejas de ser una persona reactiva y empiezas a actuar sistemáticamente como una persona proactiva es cuando comienzas a descubrir tu verdadero potencial y a superar lo que hasta entonces creías tus límites.

La proactividad que da la perspectiva es de una potencia incomparable con la que da el control. Como era de esperar, esta parte es también más compleja, no tanto por los conceptos, sino por tratarse de la parte menos explorada de nosotros mismos. El control no deja de ser resultado de una serie de hábitos más o menos mecánicos, fáciles de entender y aplicar y tan fáciles o difíciles de desarrollar como cualquier otro hábito. La perspectiva es otra historia. Ganar perspectiva es también un hábito pero no es tan mecánico ni operativo. La perspectiva conlleva, ante todo, reflexión y reflexionar es algo que a) requiere un esfuerzo y b) tiene efectos secundarios, ya que podrías darte cuenta de cosas que a lo mejor no te gustan.

En cualquier caso, me encuentro aquí ante un dilema a la hora de seguir «desgranando» el libro «Haz que funcione». Como he dicho, creo que la parte de perspectiva está francamente mal planteada y explicada en los libros de Allen y aunque en«Haz que funcione» mejora algo, sigue sin convencerme. Te adelanto esto porque, aunque voy a intentar explicar lo que dice Allen en este libro, soy consciente de que a menudo es probable que no lo consiga.

El motivo es sencillo. En OPTIMA3, la metodología que utilizamos en OPTIMA LAB desde hace ya tiempo, la parte de perspectiva está planteada de forma sustancialmente distinta a GTD y seguramente haya partes en las que, inevitablemente, mezcle elementos de ambas metodologías. Por ejemplo, el concepto de los tres tipos de actividad, «reactividad descontrolada», «reactividad controlada» y «proactividad», pertenece a OPTIMA3 y no lo encontrarás en ningún libro de GTD. Otro ejemplo es que en OPTIMA3 se trabajan las tres cualidades de la proactividad (sentido, equilibrio y perspectiva) que, como verás, es un enfoque muy distinto al del modelo de seis niveles de Allen. Dónde sí que podrías haber leído ya sobre todo esto es en mi libro, «Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD®», en el que adelanto bastantes ideas de OPTIMA3®, no solo de la parte de perspectiva sino también de la de control.

En cualquier caso, y a pesar del reto que supone, voy a intentar explicar toda esta parte de «Haz que funcione» de manera que se entiendan bien los conceptos clave. Porque tú, como cualquier persona productiva, además de control, necesitas perspectiva.

Un artículo publicado en Optima Infinito

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