Todos perdemos tiempo realizando tareas de bajo valor que podríamos delegar en otras personas para optimizar nuestro flujo de trabajo y mejorar el rendimiento y la eficiencia laboral. Señalamos estas tareas que matan tu productividad diaria.

Si eres fundador, director o ejecutivo y no te encuentras trabajando en actividades de alto valor, es probable que estés perdiendo el tiempo, un recurso que no podemos ampliar ni extender como si de goma de mascar se tratase. Las razones tras esta pérdida -letal para la productividad y buen desempeño de cualquier proyecto corporativo- son dos: no haber jerarquizado las tareas en base a su importancia, o querer mejorar en aquellas actividades de mejor importancia.

Desde la revista Inc subrayan la importancia de relacionar siempre el valor y el tiempo de cada tarea, en lugar de reparar en la eficiencia con la que realizas la misma. Cuando tengas conocimiento de aquellas que son más importantes podrás aprovechar el software colaborativo, los servicios subcontratados y el personal de soporte de tu empresa para focalizarte en lo verdaderamente importante. A continuación, destacamos seis tareas con las que sueles mermar tu productividad si desempeñas un puesto elevado.

6 tareas en las que pierdes tiempo diariamente en tu empresa

  • Programar reuniones y llamadas: No debes renunciar a todo el control, pero es importante que seas capaz de crear bloques de tiempo para diferentes tipos de actividades y permitir que alguien más resuelva los detalles. Puedes crear un prototipo de semana y que un asistente ejecutivo o sistema online te ayude a canalizar los eventos.
  • Poner en orden tu correo electrónico: El email es uno de los grandes ladrones de tiempo en el entorno laboral. Los expertos recomiendan emplear filtros para clasificar los correos por temática, urgencia o remitente. Contar con un asistente, tener diversos modelos de plantilla, programar respuestas o circunscribir la revisión del correo electrónico a una hora concreta del día son algunos consejos de utilidad.
  • Edición y corrección: Pese a que la formalidad de la escritura haya disminuido drásticamente con el correo electrónico y la mensajería, siguen sin perdonarse los errores tipográficos, ortográficos y de redacción, que deben cuidarse para mantener la imagen profesional. Es importante contar con responsables de prensa y profesionales que puedan examinar y corregir detenidamente los borradores de tus discursos o comunicaciones escritas para no perder tiempo extra.
  • Recopilación y consolidación de información: Si administras varios equipos y proyectos, hay mucha información que debes reunir y organizar. Los informes del proyecto, las actualizaciones de estado y las revisiones del personal deben estar recopilados para su posterior análisis. Sin embargo, es importante que un buen asistente o product manager realice el trabajo pesado y te libere para la toma de decisiones. Puedes añadir herramientas de automatización de informes o plataformas de trabajo colaborativo.
  • Investigación y recopilación de datos: Delegar la parte de investigación documental te ayudará a mejorar la calidad de tus procesos de toma de decisiones.
  • Reservas de viaje y confirmaciones de eventos: En cualquier empresa es fundamental reducir gastos y administrar los costes, pero no es algo de lo que debas encargarte personalmente si quieres dar prioridad a tareas de valor más elevado. Servicios especializados en viajes ejecutivos o una persona encargada específicamente de estas tareas son la solución más óptima para maximizar los programas de recompensa y rentabilizar los gastos.

Fuente | Inc

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